Minder losse communicatie
Bonnetjes en kilometers worden direct bij de declaratie vastgelegd.
Praktijkvoorbeeld · 123 Declaraties
Van Tikkies en losse bonnetjes naar grip op declaraties.
Hoe Señor Churro een versnipperd declaratieproces verving door één centrale app voor bonnetjes, kilometers en goedkeuringen.
De aanleiding
Een groeiend bedrijf vraagt om een slimmer proces.
Señor Churro verzorgt verse churros op festivals, evenementen en bedrijfsfeesten. Medewerkers werken regelmatig op verschillende locaties en maken onderweg kosten. Naarmate het aantal evenementen en ritten toenam, kostte de verwerking van declaraties steeds meer tijd.
De uitdaging
Het oude proces was versnipperd.
Declaraties kwamen op verschillende manieren binnen. Bonnetjes werden gedeeld via WhatsApp of een Tikkie en gereden kilometers stonden in dagverslagen. De administratie moest alle informatie vervolgens handmatig verzamelen, controleren en verwerken.
- Tikkies met foto’s van bonnetjes
- Kilometerregistraties in dagverslagen
- Geen centraal overzicht van openstaande declaraties
- Veel handmatig controle- en uitzoekwerk
De oplossing
Eén centrale declaratie-app.
Met 123 Declaraties dienen medewerkers hun kosten voortaan in via één centrale app. De oplossing is ingericht rondom de werkwijze van Señor Churro en gebouwd binnen Microsoft 365.
- 1Declaratie indienen
De medewerker voert de gemaakte kosten in.
- 2Bon of kilometers toevoegen
Een foto, bestand of gereden afstand wordt direct vastgelegd.
- 3Controleren en goedkeuren
De manager ontvangt een melding en beoordeelt de declaratie.
- 4Verwerken
Goedgekeurde declaraties staan centraal klaar voor de administratie.
Het resultaat
Meer grip, minder administratie.
De informatie staat op één plek, de status is duidelijk en de administratie hoeft gegevens niet langer uit verschillende berichten en bestanden te verzamelen.
Snellere verwerking
Complete declaraties kunnen direct worden gecontroleerd en verwerkt.
Meer overzicht
Openstaande, goedgekeurde en verwerkte declaraties zijn centraal zichtbaar.
Duidelijke goedkeuring
Iedere declaratie volgt dezelfde herkenbare beoordelingsstappen.
Praktisch voorbeeld
Bekijk het volledige verhaal.
De vier pagina’s laten in één oogopslag de uitdaging, oplossing en opbrengst van het nieuwe declaratieproces zien.
Download de PDFGratis downloaden
Ontvang het praktijkvoorbeeld als PDF.
Vul je gegevens in. Na een geldige inzending start de download direct.
- Naam en bedrijfsgegevens
- Alleen een zakelijk e-mailadres
- Direct downloaden, zonder account
Komen declaraties nog binnen via WhatsApp, e-mail of Excel?
We bekijken hoe declaraties nu worden ingediend, goedgekeurd en verwerkt en maken zichtbaar waar het eenvoudiger kan.