Zo ontstaat een rollende onderhoudskalender waarin vaste momenten en aanvullende verzoeken voortdurend samenkomen.
Dat vraagt om duidelijke afspraken, een betrouwbare planning en samenwerking tussen verschillende disciplines. In de praktijk gaat het juist daar vaak mis. Aanvragen komen binnen via e-mail, goedkeuringen worden handmatig verwerkt en processtappen staan verspreid over meerdere Excel-bestanden.
De afdeling Space Management houdt alles draaiende. Maar tegen welke prijs?
Voor een Nederlandse drogisterijketen is daarom een maatwerkoplossing ontwikkeld waarmee aanvragen, goedkeuringen, planning en opvolging samenkomen in één geïntegreerd proces.
De uitdaging
Een rollende kalender vraagt om overzicht
Een schapmutatie is meer dan het aanpassen van een planogram.
Voordat een gewijzigd assortiment daadwerkelijk in de winkel ligt, moeten verschillende werkzaamheden worden uitgevoerd. Productgegevens moeten worden aangeleverd, artikelen moeten worden aangemaakt, betrokken collega’s moeten worden geïnformeerd en de uitvoering moet aansluiten op de beschikbare planning.
De grote onderhoudsmomenten vormen daarbij de basis. Daar omheen ontstaan gedurende het jaar aanvullende aanvragen vanuit category management.
Iedere extra mutatie heeft gevolgen voor capaciteit, doorlooptijd en andere geplande werkzaamheden. Zonder gezamenlijk overzicht ontstaat het risico dat afspraken elkaar overlappen of dat wijzigingen worden goedgekeurd zonder duidelijk beeld van de benodigde voorbereiding.
Oude situatie
De space manager als menselijke procesmotor
In de bestaande werkwijze stuurde een category manager een mutatieverzoek per e-mail naar de space manager.
De space manager nam de aanvraag vervolgens over in een aparte aanvragenlijst. Daarna beoordeelde het hoofd Space Management of het verzoek werd goedgekeurd of afgewezen.
Bij goedkeuring volgde opnieuw een handmatige stap: de space manager verplaatste het onderhoud naar een andere Excel-lijst, waarna het zichtbaar werd in het algemene onderhoudsschema.
Daarmee was de administratieve verwerking nog niet klaar.
De space manager moest vervolgens zelf bijhouden wanneer het onderhoudsproces begon, welke overleggen ingepland moesten worden en welke collega’s op welk moment iets moesten aanleveren. De afzonderlijke processtappen stonden namelijk in weer een ander Excel-bestand.
Wekelijks moest worden gecontroleerd of iedereen de benodigde werkzaamheden had uitgevoerd.
Een aanzienlijk deel van de voortgang hing daarmee af van één persoon die informatie tussen mailboxen, planningen en actielijsten met elkaar verbond.
Structureel probleem
Problemen werden opgelost, maar bleven onzichtbaar
De space managers zorgden ervoor dat het proces bleef lopen. Wanneer informatie ontbrak, werd er achteraan gebeld. Wanneer productgegevens te laat binnenkwamen, werd gezocht naar een oplossing. En wanneer artikelen nog niet waren aangemaakt, werd geprobeerd de planning alsnog haalbaar te houden.
Dat improvisatievermogen is waardevol, maar heeft ook een keerzijde.
Zolang knelpunten telkens achter de schermen worden opgelost, blijft onduidelijk waar het proces structureel vastloopt.
Zijn productgegevens te laat aangeleverd? Is een taak niet uitgevoerd? Wacht iemand op input van een andere afdeling? Of is een planning bij voorbaat te ambitieus?
Wanneer processtappen in afzonderlijke Excel-bestanden staan, is het moeilijk om die vragen betrouwbaar te beantwoorden. Het gevolg is dat hetzelfde probleem zich bij een volgende mutatie opnieuw kan voordoen.
De oplossing
De nieuwe werkwijze begint bij de category manager
In de nieuwe situatie dient de category manager zelf een aanvraag in via een maatwerkapp.
Daarbij wordt niet alleen het gewenste onderhoudsmoment gekozen. De category manager bepaalt ook welke collega’s onderdeel zijn van het team dat de mutatie gaat voorbereiden en uitvoeren.
Hiermee wordt de aanvraag direct gekoppeld aan de juiste betrokkenen.
De informatie wordt vanaf het begin gestructureerd vastgelegd. Er is geen losse e-mail meer nodig en de space manager hoeft de aanvraag niet handmatig over te nemen in een Excel-bestand.
Na het indienen start automatisch een goedkeuringsproces. Het hoofd Space Management beoordeelt de aanvraag en beslist of het gewenste moment wordt goedgekeurd.
De category manager ontvangt terugkoppeling over de uitkomst.
Direct na goedkeuring
Goedgekeurd? Dan wordt de planning automatisch ingericht
Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, start direct de volgende fase.
Het onderhoudsmoment verschijnt automatisch in een centrale onderhoudskalender, weergegeven in Power BI. Hierdoor is zichtbaar hoe de aanvraag zich verhoudt tot andere geplande mutaties en vaste onderhoudsmomenten.
Tegelijkertijd wordt in het Microsoft Teams-kanaal van de betreffende unit een nieuwe bucket aangemaakt op het planbord.
Die bucket bevat niet alleen de naam van het onderhoud. Ook alle bijbehorende processtappen worden automatisch klaargezet.
Taken worden:
- Op het juiste moment ingepland.
- Gekoppeld aan de juiste verantwoordelijke.
- Afgestemd op het gekozen onderhoudsmoment.
- Zichtbaar gemaakt voor de betrokken teamleden.
Hierdoor ontstaat direct een compleet werkproces rond de goedgekeurde mutatie.
De planning hoeft niet handmatig te worden overgenomen uit een afzonderlijke Excel-checklist en de space manager hoeft niet langer zelf te bepalen wanneer iedere vervolgstap moet worden gestart.
Eigenaarschap
Iedereen weet wat er moet gebeuren
Een belangrijk verschil met de oude situatie is dat verantwoordelijkheden expliciet zichtbaar worden.
Wanneer productinformatie moet worden aangeleverd, krijgt de verantwoordelijke persoon daarvoor een taak. Wanneer een artikel moet worden aangemaakt, wordt die activiteit gekoppeld aan de juiste collega. En wanneer een controle of overleg nodig is, verschijnt dat moment tijdig in de planning.
De voortgang zit daardoor niet langer verstopt in een bestand dat slechts door enkele personen wordt bijgehouden.
Iedere betrokkene ziet welke werkzaamheden nog openstaan en wanneer deze gereed moeten zijn.
Dat voorkomt niet automatisch dat werkzaamheden vertraging oplopen, maar maakt wel eerder zichtbaar waar actie nodig is.
Tijdig signaleren
Wekelijkse controle door de gatekeeper
Een goed proces bestaat niet alleen uit automatisch ingeplande taken. Ook opvolging blijft belangrijk.
Daarom ontvangt de gatekeeper wekelijks een overzicht van de voortgang. Hierin wordt zichtbaar of betrokkenen hun taken hebben afgerond en welke onderdelen van het onderhoudsproces extra aandacht vragen.
De gatekeeper kan daardoor gericht controleren waar werkzaamheden achterlopen.
Wanneer productgegevens bijvoorbeeld niet op tijd zijn aangeleverd, wordt het probleem zichtbaar bij de verantwoordelijke stap. Het hoeft niet eerst aan het licht te komen wanneer de space manager ontdekt dat artikelen nog niet zijn aangemaakt.
Hierdoor verschuift de aandacht van achteraf oplossen naar tijdig signaleren en bijsturen.
Meer tijd voor inhoud
De rol van de space manager verandert
De nieuwe oplossing haalt de space manager grotendeels uit het administratieve aanvraag- en opvolgingsproces.
Dat betekent concreet minder tijd besteden aan:
- Mutatieverzoeken uit e-mails overnemen.
- Aanvragen in verschillende Excel-lijsten verwerken.
- Onderhoudsmomenten handmatig zichtbaar maken in de planning.
- Processtappen afzonderlijk controleren.
- Taken en overleggen zelf bewaken.
- Problemen oplossen waarvan de oorzaak ergens anders in het proces ligt.
De space manager blijft vanzelfsprekend betrokken bij de inhoudelijke werkzaamheden. Denk aan de uitwerking van schappenplannen, assortimentswijzigingen, productpresentatie en ruimteverdeling.
Juist doordat de administratieve coördinatie beter is ingericht, ontstaat meer ruimte voor het specialistische werk waarvoor de functie bedoeld is.
De techniek achter het proces
Microsoft 365 als samenhangend geheel
De oplossing combineert bestaande onderdelen van Microsoft 365:
- Power Apps voor het indienen van mutatieaanvragen en het samenstellen van het betrokken team.
- Power Automate voor goedkeuringen, meldingen en automatische verwerking.
- Microsoft Teams en Planner voor het aanmaken van buckets en het plannen van taken.
- Power BI voor de centrale onderhoudskalender en inzicht in geplande mutaties.
- Geautomatiseerde rapportages voor de wekelijkse controle door de gatekeeper.
De meerwaarde zit niet in één afzonderlijke app. Het verschil ontstaat doordat aanvragen, planning, verantwoordelijkheden en voortgang onderdeel worden van dezelfde werkwijze.
Het resultaat
Van incidenten oplossen naar procesbeheersing
Wanneer een proces afhankelijk is van medewerkers die steeds opnieuw problemen oplossen, lijkt het misschien beheersbaar. Maar zolang oorzaken niet zichtbaar worden, blijven dezelfde verstoringen terugkomen.
Door onderhoudsmomenten centraal aan te vragen, goedkeuringen te automatiseren, taken direct toe te wijzen en voortgang structureel te monitoren, ontstaat een beter beheersbaar proces.
De category manager krijgt duidelijkheid over aangevraagde mutaties. Het hoofd Space Management houdt grip op de planning. Teamleden weten wat er van hen wordt verwacht. De gatekeeper ziet waar bijsturing nodig is.
En de space manager kan zich weer richten op wat uiteindelijk telt: een goed assortiment, een sterk schappenplan en een optimale winkelpresentatie.
Maatwerk met Microsoft 365
Welk proces binnen jouw organisatie kan slimmer?
Van losse Excel-bestanden en e-mails naar een helder proces met Power Apps, Power Automate, Teams en Power BI.
Bespreek jouw uitdaging